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Projekt „XVergabe“

Ziel des Projekts „XVergabe“ ist es, die Voraussetzungen für ein nachhaltiges Vorgehen zur Erstellung eines einheitlichen Bieterzugangs in die unterschiedlichen Vergabeplattformen der öffentlichen Hand zu schaffen. Es soll ein platt-formübergreifender Daten- und Austauschprozessstandard definiert werden, der zu einer höheren Bieterakzeptanz und somit zu einer höheren Beteiligung am digitalen Vergabeprozess führen soll. Nur so können die Einsparpotentiale der E-Vergabe richtig genutzt werden.

Aufgrund der unterschiedlichen Umsetzungen innerhalb der Öffentlichen Verwaltungen wie auch differierenden Anforderungen der beteiligten Bieter an Workflowsysteme, Bekanntmachungs- und Vergabeplattformen kann es keine Standardisierung von Softwareprodukten geben. Die Aufgabe von XVergabe kann hierbei nur die Standardisierung der Datenaustauschformate und der Datenaustauschprozesse sein. Um dieses Ziel zu erreichen, sollen auf Basis vorliegender Standards für den Datenaustausch bei vergleichbaren Prozessen (z. B. das Bekanntmachungsschema der EU, das GAEB-Format, XML, etc.) und für Datenaustauschprozesse ein XVergabe Standard definiert werden.

Ziel ist die Entwicklung einer pragmatischen Lösung mit konkreten technischen Vorgaben, um eine höhere Interoperabilität schnell erreichen zu können.

Damit ein gemeinsamer XVergabe-Standard erfolgreich definiert und eingeführt werden kann, ist es erforderlich die unterschiedlichen Interessen der Beteiligten zu einer Standardisierungsstrategie XVergabe zusammenzufassen.

Wirtschaftlichkeit

Der wirtschaftliche Vorteil beim Einsatz der E-Vergabe ergibt sich durch die Prozessoptimierung und die daraus resultierende Kostenreduktion. Damit dieser Effekt in vollem Umfang genutzt werden kann, ist es erforderlich, dass der Vergabeprozess durchgängig digital erfolgt und die Beteiligung am digitalen Verfahren auf Bieterseite sehr hoch ist. Derzeit treten die Kosteneinsparungseffekte primär auf Seiten der Vergabestellen auf, die in der Regel eine durchgängige Umsetzung auf den neuen Prozess vornehmen. Die Kosteneinsparungen für die Unternehmen kompensieren derzeit nach deren Einschätzung den Zusatznutzen noch nicht, dieser tritt erst mittelfristig und insbesondere nach Umsetzung einheitlicher Prozesse ein.

Diese Quote ist in der Praxis noch zu gering um die Einsparpotentiale der E-Vergabe richtig zu nutzen und Ziel der XVergabe ist es diese Quote zu erhöhen.

Bereits heute können durch einen konsequenten Einsatz der E-Vergabe beachtliche Einsparpotentiale realisiert werden, auch ohne eine sehr hohe Beteiligung auf Bieterseite hierbei nutzen zu können. So konnte z.B. eine mittelgroße deutsche Stadt durch die Einführung und konsequente Nutzung eines E-Vergabe-Systems eine Kostenreduzierung von ca. 30 – 40 % pro Vergabeprozess realisieren, wobei der Anteil der digital abgegebenen Angebote - allerdings ohne Verwendung einer zumindest fortgeschrittenen elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz - bei ca. 15 – 20 % lag. Steigt die Beteiligung am digitalen Verfahren auf Bieterseite weiter an, fällt die Kostenreduzierung noch stärker aus.

Anforderungen

Im Rahmen der elektronischen Vergabe findet man ein heterogenes Nutzerszenario in zwei Hauptgruppen vor, die als potentielle Anwender für die XVergabe gesehen werden müssen. Diese sind:

Öffentliche Verwaltungen, welche in Abhängigkeit von u. a. Aufgabenbereichen und Verwaltungsstrukturen unterschiedliche Anforderungen an Workflowsysteme, Bekanntmachungs- und Vergabeplattformen haben;
Anbieter (privatwirtschaftliche Unternehmen), welche in Abhängigkeit von Firmengröße und Branche unterschiedliche Softwareprodukte einsetzen.

Um in diesem Umfeld einen XVergabe-Standard erfolgreich etablieren zu können, sollen folgende Grundvorrausetzungen erfüllt sein:

Verzicht auf Standardisierung von Softwareprodukten
Standardisierung von Daten- und Austauschprozessen
Definition einer Standard-Datenaustauschschnittstelle
Definition eines Standard-Datenaustauschprozesses

Rahmenbedingungen

Die bestehenden Rahmenbedingungen sind im Wesentlichen die bereits existierenden, teils deutlich differierenden Lösungen. Hier gibt es erhebliche Unterschiede sowohl bei den Datenformaten als auch bei den Prozessen. Eine Migration auf den neu zu schaffenden XVergabe-Standard wird angestrebt. Dies erfordert jedoch Angesichts der bereits existierenden Umsetzungen sicherlich mehr Zeit als in anderen Fällen, in denen vor der Entwicklung, Einführung und Nutzung solcher Systeme ein Standard bereits vorliegt.

Die Einbindung von fortgeschrittenen bzw. anderen qualifizierten Signaturen in die Datenformate und Austauschprozesse ist ein Bestandteil der XVergabe. Um eine Interoperabilität z.B. eingehender Angebote zu gewährleisten, spielt die Einbindung der gesetzlich vorgeschriebenen Signatur eine Rolle. Auch hier soll auf bereits bestehende Standards aufgebaut werden.

Themenschwerpunkte

Im Projekt XVergabe werden die folgenden drei Themenschwerpunkte behandelt:

Client-Interface
Spezifikation einer Schnittstelle für den Austausch von Vergabeunterlagen und Angeboten zwischen Vergabestellen (Vergabeplattformen) und Bietern (Bietertools)
Notice-Interface
Spezifikation von Datenformaten und Austauschprozessen bei der Übermittlung von Bekanntmachungen zwischen verschiedenen Anbieter bzw. Veröffentlichungsplattformen
Form-Interface
Spezifikation von Datenformaten für den Aufbau von Vergabeunterlagen

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