Ausgangslage
Die einzelnen Vergabeplattformen sind untereinander nicht interoperabel und haben keinen einheitlichen Bieterzugang. Dies bedeutet in der Konsequenz, dass ein Bieter mit unterschiedlichen Systemen arbeiten muss, damit er sich an allen für ihn relevanten Ausschreibungen elektronisch beteiligen kann. Zudem gibt es keinen Standard mit dem Bekanntmachungen zwischen den Plattformen ausgetauscht werden können. In der Summe bedeutet dies hohe Prozesskosten auf Seiten der Bieter und gleichzeitig eine niedrige Akzeptanz. Eine Studie vom BMWi aus dem Jahr 2008 geht von Einsparungen von über 2 Mrd. € aus, wenn Bekanntmachungen zentral veröffentlicht werden und wenn alle Verfahren vollelektronisch durchgeführt werden.
Ziele des Projekts XVergabe
- Einheitliches Datenaustauschformat zwischen Vergabeplattform und Bietersoftware
- Einheitlicher Zugang zu vergaberelevanten Informationen (Schnittstelle, die von verschiedenen Plattformanbietern unterstützt wird). Z.B. mit einem Bietertool vom Anbieter A können auch Unterlagen von Plattform des Anbieters B heruntergeladen werden
- Bessere Qualitätssicherung und Validierung der Daten und hierdurch Verbesserung der Datenqualität
- Vereinfachung der Arbeitsprozesse und Reduzierung der Bearbeitungsfehler
- Zeit- und Kostenersparnis
- Unterstützung von VOB/VOL/VOF. Bei VOB im Wesentlichen die Austauschprozesse, da zumindest für das Leistungsverzeichnis der Standard GAEB eingesetzt wird.
- XVergabe soll bestehende Prozesse und vorhandene Softwarearchitekturen die im Einsatz sind unterstützen
Mit diesen Zielen soll erreicht werden, dass die Zahl der Abrufe von digitalen Vergabeunterlagen, sowie die Anzahl digitaler Angebote steigt, sich der Bieterkreis vergrößert, um so die Einsparpotentiale der E-Vergabe besser ausschöpfen zu können.
Wirtschaftlichkeit
Der wirtschaftliche Vorteil beim Einsatz der E-Vergabe ergibt sich durch die Prozessoptimierung und die daraus resultierende Kostenreduktion. Damit dieser Effekt in vollem Umfang genutzt werden kann, ist es erforderlich, dass der Vergabeprozess durchgängig digital erfolgt und die Beteiligung am digitalen Verfahren auf Bieterseite sehr hoch ist. Derzeit treten die Kosteneinsparungseffekte primär auf Seiten der Vergabestellen auf, die in der Regel eine durchgängige Umsetzung auf den neuen Prozess vornehmen. Die Kosteneinsparungen für die Unternehmen kompensieren derzeit nach deren Einschätzung den Zusatznutzen noch nicht, dieser tritt erst mittelfristig und insbesondere nach Umsetzung einheitlicher Prozesse ein.
Diese Quote ist in der Praxis noch zu gering um die Einsparpotentiale der E-Vergabe richtig zu nutzen und Ziel der XVergabe ist es diese Quote zu erhöhen.
Eine Studie des BMWi aus dem Jahr 2008 kommt zu dem Schluss, dass in den Unternehmen über 1.1 Mrd. € Prozesskosten jährlich eingespart werden könnten, wenn Bekanntmachungen zentral veröffentlicht und die elektronische Vergabe mit dem Ziel der Abschaffung der Papierform forciert wird. Auf Vergabestellenseite würde dies ein Einsparpotential von über 1 Mrd. € bedeuten.
Anforderungen
Im Rahmen der elektronischen Vergabe findet man ein heterogenes Nutzerszenario in zwei Hauptgruppen vor, die als potentielle Anwender für die XVergabe gesehen werden müssen. Diese sind:
- Öffentliche Verwaltungen, welche in Abhängigkeit von u. a. Aufgabenbereichen und Verwaltungsstrukturen unterschiedliche Anforderungen an Workflowsysteme, Bekanntmachungs- und Vergabeplattformen haben;
- Anbieter in der Wirtschaft, welche in Abhängigkeit von der Firmengröße und Branche unterschiedliche Softwareprodukte im Einsatz haben.
Um in diesem Umfeld eine XVergabe Standard erfolgreich etablieren zu können, sollen folgende Grundvorrausetzungen erfüllt sein:
- Keine Standardisierung von Softwareprodukten
- Standardisierung von Daten- und Austauschprozessen
- Definition einer Standard-Datenaustauschschnittstelle
- Definition eines Standard-Datenaustauschprozesses
Rahmenbedingungen
Die bestehenden Rahmenbedingungen sind im Wesentlichen die bereits existierenden, teils deutlich differierenden Lösungen. Hier gibt es erhebliche Unterschiede sowohl bei den Datenformaten als auch bei den Prozessen. Eine Migration auf den neu zu schaffenden XVergabe-Standard wird angestrebt. Dies erfordert jedoch Angesichts der bereits existierenden Umsetzungen sicherlich mehr Zeit als in anderen Fällen, in denen vor der Entwicklung, Einführung und Nutzung solcher Systeme ein Standard bereits vorliegt.
Weiterhin wird im Rahmen des Projektes geprüft, inwieweit andere bestehende bzw. in der Entwicklung befindliche XÖV-Standards Einfluss auf den XVergabe Standard haben.
Die Einbindung von fortgeschrittenen bzw. anderen qualifizierten Signaturen in die Datenformate und Austauschprozesse ist ein Bestandteil der XVergabe. Um eine Interoperabilität z.B. eingehender Angebote zu gewährleisten, spielt die Einbindung der gesetzlich vorgeschriebenen Signatur eine Rolle. Auch hier soll auf bereits bestehende Standards aufgebaut werden.
Arbeitsgruppen
Um das Projekt erfolgreich durchführen zu können, sind drei Arbeitsgruppen installiert worden:
AG-Schnittstelle: Spezifikation der Schnittstelle für den Austausch von Verdingungsunterlagen und Angeboten zwischen Vergabestellen (Vergabeplattformen) und Bietern (Bietertools). Berücksichtigung des Registrierungsprozesses
AG-Bekanntmachung: Spezifikation der Datenformate und Austauschprozesse bei der Übermittlung von Bekanntmachungen zwischen verschiedenen Anbieter bzw. Veröffentlichungsplattformen
AG-Vergabeunterlagen: Spezifikation der Datenformate für den Aufbau von Vergabeunterlagen. Berücksichtigung der elektronischen Signatur.